Préparer les tournées du lendemain
Avant : 30 à 40 minutes
Aujourd’hui : moins de 5 min
Pour préparer et affecter les missions de l’équipe, selon le volume. Certaines préparations demandaient auparavant jusqu’à une heure.
← Revenir à l’accompagnementDes informations dispersées.
Notre retour d’expérience
Des informations dispersées.
Un seul outil pour avancer.
INITIOTECH Ops relie les missions, les documents et le suivi de nos techniciens. Une application construite autour de notre métier, puis améliorée avec l’usage.
Cas réel · dans notre entreprise de services informatiques
Un seul espace partenaire.
Plusieurs techniciens à organiser.
Les missions, les PDF et les liens envoyés par e-mail étaient dispersés. Le compte partenaire regroupait toutes les interventions de l’entreprise, sans espace adapté à chaque technicien. Nous avons développé INITIOTECH Ops pour relier ce processus à notre façon de travailler.
Clôturer une intervention sur site
Avant : environ 8 minutes
Aujourd’hui : 1 min 30 à 2 min 30
Pour les formalités de fin d’intervention. Les mêmes actions sont réutilisées dans le PV et dans la clôture.
Durées estimées dans notre activité, variables selon les interventions.
Portail du partenaire + e-mailsMissions · PDF · liens d’arrivée et de clôture
INITIOTECH OpsRapprochement par référence · affectation · suivi
Le téléphone de chaque technicienSes missions · arrivée · PV · envoi · clôture
Ce qui change, à chaque étape.
1. Préparer les missions
AvantExporter les interventions de l’intranet, télécharger chaque PV, chercher les liens d’arrivée reçus par e-mail et associer tous ces éléments au bon numéro.
Avec INITIOTECH OpsL’application se connecte au portail partenaire, récupère les missions et les PDF, puis rattache les liens reçus par e-mail à la bonne intervention.
2. Répartir le travail
AvantUn seul compte partenaire regroupe les missions de l’entreprise, sans permettre notre répartition par technicien. Il faut préparer et transmettre les dossiers séparément.
Avec INITIOTECH OpsLe responsable affecte les missions aux techniciens disponibles. Chacun retrouve ses interventions et leurs pièces depuis son propre compte mobile.
3. Déclarer l’arrivée
AvantRetrouver le lien d’arrivée, l’ouvrir, valider et adapter l’adresse de réception du lien de clôture. Reporter ensuite l’heure dans le PV.
Avec INITIOTECH OpsLe technicien déclare son arrivée depuis sa fiche. L’application traite le lien partenaire, enregistre l’heure et rattache le lien de clôture reçu ensuite.
4. Remplir et vérifier le PV
AvantOuvrir le PDF dans Adobe sur le téléphone. Ressaisir la date, les horaires, le nom et la signature du technicien ; compléter les actions et faire signer le client.
Avec INITIOTECH OpsDate, arrivée, identité et signature du technicien sont préremplies. Il reste à renseigner les actions, le départ et la signature client, puis à contrôler le PV généré.
5. Envoyer les preuves
AvantPréparer un e-mail au Workflow, joindre le PDF et les photos, puis saisir le numéro d’intervention dans l’objet pour rattacher les pièces au bon dossier.
Avec INITIOTECH OpsL’application transmet le PV et les preuves avec la référence attendue, puis conserve une trace de l’envoi.
6. Clôturer chez le partenaire
AvantOuvrir le lien de clôture, recopier les actions déjà renseignées dans le PV, saisir l’heure de fin et valider une seconde fois.
Avec INITIOTECH OpsLes actions et l’heure de fin renseignées dans l’application sont réutilisées pour la clôture. Son statut est contrôlé pour suivre ce qui reste à traiter.
Le résultat : un dossier relié, du bureau au terrain. Les informations connues sont réutilisées, chaque technicien dispose de son espace et les étapes restent suivies. Le partenaire conserve son fonctionnement ; notre équipe travaille dans son propre outil.
Depuis le poste du responsableLe bon dossier, pour le bon technicien.
Agrandir Le responsable répartit les interventions. Chaque technicien retrouve ses missions et les documents associés dans son espace.
Captures de notre application avec des données fictives et un partenaire anonymisé. Les vues terrain sont présentées au format mobile.
Une première solution utile, puis des améliorations.
Nous avons commencé par les besoins prioritaires des interventions. Puis l’usage a guidé les ajouts : organisation des tournées, congés, arrêts, bulletins et assistants IA. L’outil s’améliore avec les retours du terrain, sans devoir tout reconstruire à chaque évolution.
Hébergé sur notre propre serveur.
L’application et ses données métier sont hébergées sur notre serveur. Elle communique avec la messagerie et le portail du partenaire, ainsi qu’avec les services de cartographie ou d’IA retenus. Nous gardons la maîtrise de l’outil, de ses accès et de ses connexions.
Les licences qui grandissent avec l’équipe
Un technicien de plus.
Une licence de plus ?
Notre ancien outil coûtait 50 € HT par technicien et par mois. Avec notre application, nous ajoutons des comptes techniciens sans redevance par compte. Faites varier l’équipe pour voir ce que représente un abonnement de ce type.
Budget de licences sur 12 mois2 400 € HT
À mettre en regard du coût d’un outil adapté.
Le sur-mesure devient une option à étudier quand les licences s’accumulent et que les manipulations restent. Nous chiffrons ensemble la mise en place, l’hébergement et le suivi, selon votre besoin.
Comparer le coût total sur un an · facultatif
Incluez serveur, sauvegardes, maintenance, support et services connectés.
Indiquez les coûts du projet pour obtenir la comparaison.
Projection indicative selon vos hypothèses, à fonctionnalités comparables. Les coûts peuvent évoluer avec le volume et l’équipe. Le temps gagné n’est pas converti en argent dans ce calcul.
Montants HT. Base initiale : notre ancien abonnement, 4 techniciens à 50 € HT par mois. Ce budget de licences représente une dépense à comparer, pas une économie nette garantie.
Votre processus aussi mérite un outil adapté.
Les logiciels que nous utilisions demandaient encore ces rapprochements manuels. Le sur-mesure nous a permis de relier les étapes spécifiques à notre activité. Pour vous, nous comparons d’abord les possibilités de vos outils actuels, les automatisations utiles et l’intérêt d’un développement.
Parlons de votre besoin · 15 min gratuitesVotre activité est différente ?
Le principe reste le même.
Relier les informations, éviter les ressaisies et adapter les outils à votre façon de travailler. Une application complète se chiffre selon votre projet ; le forfait à 590 € HT concerne une première automatisation ciblée.
Parlons de votre besoin · 15 min gratuitesVoir les offres →